Privacyverklaring KiVa BV

KiVa BV (hierna: KiVa), gevestigd aan de Grote Kruisstraat 2/1, 9712 TS te Groningen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Wij hechten veel waarde aan uw privacy en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt, zorgvuldig en vertrouwelijk wordt behandeld. Heeft u vragen die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord dan komen wij graag met u in contact. Gelieve hiervoor een e-mail sturen naar info@kivaschool.nl

 

Contactgegevens

info@kivaschool.nl

Grote Kruisstraat 2/1

9712 TS te Groningen

050-3636265

 

De functionaris gegevensbescherming van KiVa houdt toezicht op voldoende bescherming van uw persoonsgegevens. Mvr. V. Rijntjes is de Functionaris gegevensbescherming van KiVa en is te bereiken via privacyofficer@kivaschool.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

KiVa verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten of producten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten behoeve van onze diensten.

  • NAWTE-gegevens;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Gezondheidsgegevens van leerlingen;
    • Psychologische persoonsgegevens
    • Psychosociale persoonsgegevens
  • Financiële gegevens;
  • Overige informatie die betrokkene zelf verstrekt;
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website;
  • Gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen;
  • Lijst met contactgegevens van de cliënt/opdrachtgever via een formulier;
  • Documenten ten behoeve van sollicitanten: sollicitatiebrieven, arbeidsgeschiedenis, opleidingen (scholing, cursussen e.d.) en competenties.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers of personen die jonger zijn dan 16 jaar tenzij hier uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven door zijn of haar wettelijke vertegenwoordigers. Wij raden wettelijke vertegenwoordigers dan ook aan betrokken te zijn bij de activiteiten van kinderen onder de 16 jaar, om zo te voorkomen dat er gegevens van kinderen verzameld worden zonder toestemming van hun wettelijke vertegenwoordigers. Als u het vermoeden heeft dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld van een minderjarige dan kunt u contact opnemen met ons via info@kivaschool.nl

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

KiVa verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om diensten bij u af te leveren;
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder;
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Het afhandelen van betalingen;
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Uw surfgedrag op de website te analyseren om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te kunnen stemmen op uw voorkeuren;
  • In het kader van nakoming van wet- en regelgeving, voor het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van controles, waaronder financiële;
  • Voor het voeren van sollicitatieprocedures.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KiVa bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Categorie

Doel

Grondslag

Bewaartermijn

NAWTE-gegevens

Correspondentie/om diensten bij u af te leveren

Overeenkomst/

toestemming

Uiterlijk tot 2 jaar na verstrijken van de overeenkomst.

Geboortedatum

Leeftijdscontrole

Overeenkomst/

toestemming

Uiterlijk tot 2 jaar na verstrijken van de overeenkomst.

Financiële gegevens

Om diensten bij u af te leveren

Overeenkomst/

wettelijke verplichting

Uiterlijk tot 7 jaar na het verstrijken van de overeenkomst.

Gezondheidsgegevens

  • Psychologische gegevens
  • Psychosociale gegevens

Om diensten bij u af te leveren / het versterken van de sociale veiligheid en het tegengaan van pesten op basisscholen

Overeenkomst/

toestemming/

met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Uiterlijk tot 10 jaar na verstrijken van de overeenkomst.

Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt in correspondentie en telefonisch

Correspondentie/om diensten bij u af te leveren

Overeenkomst/

toestemming

Uiterlijk tot 2 jaar na verstrijken van de overeenkomst.

Gegevens over uw activiteiten op onze website

We gebruiken functionele, analytische en tracking (third-party) cookies om het gedrag

van bezoekers van onze website te analyseren. Op basis van deze analyses kunnen wij onze website blijven verbeteren.

Toestemming

Uiterlijk tot 2 jaar na verstrijken van de overeenkomst.

Documenten ten behoeve van sollicitanten

Voeren van sollicitatieprocedures.

Toestemming

Uiterlijk tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure.

 

Delen van persoonsgegevens met derden

KiVa deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Naast onze algemene voorwaarden maakt de – verwerkersovereenkomst – integraal onderdeel uit van iedere overeenkomst tussen KiVa en de klant.

Met bedrijven die u gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Derden:

Boekhoudprogramma’s

CRM leveranciers

ICT bedrijven

Mailingsoftware

Onderzoekbureaus

Universiteiten

ZZP’ers

Wetenschappelijk onderzoek

Als bijzondere persoonsgegevens van leerlingen, in dit geval minderjarigen, worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek dan geeft de ouder of verzorger hiervoor expliciet toestemming. De desbetreffende toestemmingsverklaring wordt verstrekt door de school aan de ouder of verzorger (wettelijke vertegenwoordigers) van de leerling. Eenmaal ondertekend zal de toestemmingsverklaring worden geretourneerd aan KiVa.

Voor dit onderzoek worden persoonsgegevens verzameld en gebruikt. Persoonsgegevens die door Rijksuniversiteit Groningen worden verzameld in het kader van wetenschappelijk onderzoek worden uiterst zorgvuldig behandeld. Rijksuniversiteit Groningen functioneert conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

KiVa gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. De technische cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij een eerste bezoek aan onze website informeren wij de bezoeker hierover en vragen wij de vereiste toestemming voor het gebruik van deze cookies.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Op deze website worden (mogelijk) ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld Google, adverteerders en/of de sociale mediabedrijven. Hieronder een overzicht:

  • Google Analytics: Met Google Analytics meten we hoe u onze site gebruikt en hoe u ons heeft gevonden. Deze kennis gebruiken we om onze sites te verbeteren. De cookies die hiervoor gebruikt worden zijn: _ga, _gat en _gid.
  • Hotjar: Om inzicht te krijgen in waar gekeken en geklikt wordt op onze website wordt gebruik gemaakt van Hotjar cookies. Met behulp van de gegevens die door deze cookies worden verzameld kunnen we analyseren wat er op de website gedaan wordt om de website te kunnen verbeteren. Deze cookie wordt geplaatst bij het bezoek aan een pagina waarop de Hotjar code staat. De cookie bevat een unieke identifier (UUID), die het mogelijk maakt om dezelfde bezoeker op meerdere pagina's en sessies te volgen.
  • Facebook Pixel: Effectiviteit van advertenties meten (het percentage mensen dat via een advertentie op de website terecht komt, zich aanmeldt voor de nieuwsbrief en een bestelling plaatst) en vergelijken met eerdere resultaten.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft ten alle tijden het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door KiVa en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@kivaschool.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. KiVa wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

KiVa neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@kivaschool.nl